Kurs gelir gider takibi nasıl yapılır? Kasa, banka ve aylık kontrol

Sezar ekibi · 2 Kasım 2026 · 2 dakikalık okuma

Kısa cevapKurs gelir gider takibinde üç şeyi ayırmak gerekir: öğrenciye yazılan borç (tahakkuk), gerçekten tahsil edilen para ve yapılan giderler. Her ödeme hangi hesaba (nakit kasa, banka, POS) girdiyse oraya işlenmeli, kira ve fatura gibi sabit giderler her ay aynı gün yazılmalı, nakit kasa haftada bir sayılmalı. Ay sonunda tahsilat, gider, hakediş ve açık alacak tek raporda görülmelidir.

En sık yapılan hata: borç ile tahsilatı karıştırmak

Bir kurs ayın başında öğrencilerine toplam 200.000 ₺ borç yazdıysa bu, kasaya 200.000 ₺ girdiği anlamına gelmez. Ay sonunda bu tutarın bir kısmı tahsil edilmiş, bir kısmı gecikmiş olur. Gelir gider takibinde bu iki rakamı ayrı tutmak gerekir:

Tahakkuk (borçlandırma): öğrenciye yazılan ders, paket ya da aidat ücreti.
Tahsilat: öğrenciden gerçekten alınan para.
Açık alacak: aradaki fark, yani henüz tahsil edilmemiş tutar.

Kurumun gerçek nakit durumunu tahsilat gösterir; büyüme ve doluluk hakkında fikir veren ise tahakkuktur.

Hesapları ayırın

Paranın nereye girdiğini bilmek için her ödeme yolu ayrı bir hesap olarak tutulmalı:

Hesap	Ne girer	Kontrol
Nakit kasa	Elden alınan ödemeler	Haftalık kasa sayımı
Banka hesabı	Havale, EFT	Banka ekstresiyle aylık karşılaştırma
POS	Kartla alınan ödemeler	POS gün sonu raporu
Online ödeme	Ödeme bağlantısıyla alınanlar	Sağlayıcı paneli

Nakit kasadan bankaya para yatırıldığında bu bir gelir ya da gider değildir; kasa hesabından banka hesabına aktarım olarak işlenmelidir. Aksi halde aynı para iki kez gelir gibi görünür.

Giderleri sınıflandırın

Kurs giderlerinin büyük kısmı birkaç kalemde toplanır:

Sabit giderler: kira, aidat, elektrik, su, internet, yazılım abonelikleri.
Personel: eğitmen hakedişleri, maaşlar, SGK.
Değişken giderler: malzeme, bakım-onarım, enstrüman ya da spor ekipmanı, temizlik.
Pazarlama: reklam, broşür, etkinlik giderleri.

Her ay tekrarlayan giderleri bir listede tutup ayın aynı gününde işlemek, unutulan faturaların önüne geçer ve önümüzdeki ayların giderini tahmin etmeyi kolaylaştırır.

Haftalık ve aylık kontrol

Her hafta: 1. Nakit kasayı sayın, sayılan tutar ile kayıttaki tutarı karşılaştırın. 2. Banka hesabına gelen havaleleri öğrenci hesaplarına işleyin. 3. Geciken ödemeler listesine bakın.

Her ay sonu: 1. Ayın toplam tahsilatı ve toplam gideri. 2. Eğitmen hakedişleri: onaylandı mı, ödendi mi? 3. Açık alacak: kimden ne kadar alınacak? 4. Banka ekstresi ile kayıtların karşılaştırması. 5. Sonraki ayın beklenen sabit giderleri.

Sık sorulanlar

Kursta gelir ile tahsilat arasındaki fark nedir?

Gelir (tahakkuk), öğrencilere yazılan ders ve aidat ücretlerinin toplamıdır. Tahsilat ise bu ücretlerden gerçekten alınan paradır. Aradaki fark açık alacaktır ve takip edilmesi gerekir.

Nakit kasadan bankaya yatırılan para nasıl kaydedilir?

Gelir ya da gider olarak değil, kasa hesabından banka hesabına aktarım olarak kaydedilir. Böylece aynı tutar iki kez gelir gibi görünmez.

Eğitmen hakedişi gider midir?

Evet. Eğitmenlere ödenen hakediş, kursun en büyük gider kalemlerinden biridir. Dönem hakedişi onaylandıktan sonra ödendiğinde gider olarak işlenmelidir.

Sezar'da gelir gider

Sezar'da nakit kasa, banka, POS ve online ödeme ayrı hesaplar olarak tanımlanır; şube başına birden çok hesap açılabilir. Her tahsilat makbuzla öğrencinin cari defterine ve seçilen hesaba işlenir. Kasa sayımı ve kasadan bankaya aktarım ayrı kayıtlardır. Kira ve internet gibi her ay tekrarlayan giderler sabit gider olarak tanımlanır ve tahminlerde beklenen gider olarak kullanılır. Raporlar ekranında tahsilatlar, giderler, kasa, borç-alacak ve hakediş seçilen tarih aralığı için görülür; veriler Excel, CSV ya da JSON olarak dışa aktarılabilir.

Rehberden