Kurslarda veli bilgilendirme mesajları: ne zaman, ne yazmalı?

Sezar ekibi · 2 Kasım 2026 · 4 dakikalık okuma

Kısa cevapVeliye giden mesajların çoğu birkaç durumdan doğar: derse gelmeme, yaklaşan ders, ders iptali ya da saat değişikliği, telafi hakkı, ödeme vadesi ve tahsilat. Bu mesajları her seferinde elle yazmak yerine hazır metinlerle ve belirli zamanlarda göndermek hem işi azaltır hem de veliyle yaşanan "haberim olmadı" konuşmalarını önler. Mesaj kısa olmalı; tarih, saat ve tutar açıkça yazmalı.

Neden düzenli mesaj?

Kurumların telefon trafiğinin büyük kısmı aynı birkaç sorudan oluşur: "Bugün ders var mı?", "Saat kaçtaydı?", "Borcumuz ne kadar?", "Telafi ne zaman?" Bu soruların cevabı veliye zamanında ve kendiliğinden giderse hem kurumun hem velinin vakti kalır.

Düzenli mesajın ikinci faydası kayıttır. Ders iptalini ya da ödeme hatırlatmasını yazılı göndermek, sonradan çıkan itirazlarda neyin ne zaman bildirildiğini gösterir.

Hangi durumlarda mesaj gönderilmeli?

Durum	Ne zaman	Kime
Ders hatırlatma	Dersten 1 gün ya da birkaç saat önce	Veli ya da öğrenci
Derse gelmedi	Yoklama girildiğinde	Veli
Ders iptal edildi	İptal kaydedildiği anda	Veli
Ders saati değişti	Değişiklik kaydedildiği anda	Veli
Telafi hakkı tanındı	Hak doğduğunda	Veli
Telafi hakkı bitiyor	Son kullanım gününden birkaç gün önce	Veli
Ödeme vadesi	Vadeden önce hatırlatma, sonra gecikme bildirimi	Ödeme yapan veli
Tahsilat alındı	Ödeme kaydedildiği anda	Ödeme yapan veli
Paket bitiyor	Kalan ders sayısı azaldığında	Veli
Yeni kayıt	Öğrenci kaydedildiğinde	Veli
Doğum günü	Doğum gününde	Öğrenci ya da veli

Eğitmenler için de iki mesaj işe yarar: o günün ders programı ve dönem hakedişinin onaylandığı bilgisi.

Örnek metinler

Kısa, tarih ve saat içeren, tek bir bilgiyi veren mesajlar en iyi sonucu verir.

Ders hatırlatma: "Merhaba Ayşe Hanım, Elif'in yarınki piyano dersi 17:00'de. Görüşmek üzere. Sezar Müzik"
Derse gelmedi: "Merhaba Ayşe Hanım, Elif bugün 17:00 piyano dersine katılmadı. Bilginize. Sezar Müzik"
Ders iptali: "Merhaba, Elif'in 12 Kasım Salı 17:00 piyano dersi eğitmen rahatsızlığı nedeniyle iptal edildi. Telafi için sizi arayacağız."
Telafi hakkı: "Elif için 1 telafi dersi hakkı tanımlandı. Hak 31 Aralık'a kadar geçerlidir."
Ödeme hatırlatma: "Merhaba, Kasım ayı ders ücreti 2.400 ₺'nin son ödeme günü 5 Kasım. Ödeme bilgileri: ..."
Tahsilat: "2.400 ₺ ödemeniz alındı, teşekkür ederiz. Makbuz no: 1042."

Dikkat edilecekler

Saat ve tarih yazın. "Yarınki ders" yerine "yarın 17:00" yazın; gün adı ile tarihi birlikte vermek karışıklığı önler.
Gönderen belli olsun. Mesajın sonunda kurum adı yer almalı.
Gece göndermeyin. Otomatik mesajlar için gönderim saatini gündüz saatlerine ayarlayın.
Kime gideceğini seçin. Ödeme mesajı ödeme yapan veliye, ders hatırlatması öğrenciyle ilgilenen veliye gitmeli. Boşanmış ailelerde bu ayrım özellikle önemlidir.
Tanıtım mesajlarını ayırın. Kampanya, indirim ve tanıtım içerikli mesajlar ticari elektronik ileti sayılır ve önceden izin gerektirir. Ders hatırlatma gibi hizmetle ilgili bilgilendirmeleri tanıtım mesajlarıyla karıştırmayın; emin olmadığınız durumda bir hukukçuya danışın.

SMS mi, WhatsApp mı, e-posta mı?

SMS: herkese ulaşır, kısa ve acil bilgiler için uygundur; mesaj başına ücretlidir.
WhatsApp: velilerin çoğunun aktif kullandığı kanaldır; uzun metinler ve makbuz gibi ayrıntılar için rahattır.
E-posta: makbuz, ekstre ve dönem bilgilendirmeleri için uygundur; acil bilgiler için yavaş kalır.

Pratikte kurumlar acil bilgiler için SMS ya da WhatsApp'ı, belgeler için e-postayı birlikte kullanır.

Sık sorulanlar

Veliye hangi mesajlar otomatik gönderilmeli?

En çok işe yarayanlar derse gelmedi bildirimi, ders hatırlatma, ders iptali ve saat değişikliği, telafi hakkı, ödeme vadesi ve tahsilat bildirimidir. Bu mesajlar velinin en sık sorduğu soruları önceden cevaplar.

Ders hatırlatma mesajı ne zaman gönderilmeli?

Haftada bir ya da iki dersi olan öğrenciler için dersten bir gün önce, aynı saatlerde gönderilen bir hatırlatma yeterlidir. Akşam derslerinde aynı gün öğleden sonra kısa bir hatırlatma da kullanılabilir.

Veliye kampanya mesajı göndermek için izin gerekir mi?

Kampanya, indirim ve tanıtım içerikli mesajlar ticari elektronik ileti sayılır ve önceden izin gerektirir. Hizmetle ilgili bilgilendirmeler farklı değerlendirilir; emin olmadığınız durumda bir hukukçuya danışın.

Sezar'da otomatik mesajlar

Sezar'da 13 hazır otomatik mesaj vardır: derse gelmedi, ders hatırlatma ya da ders sonrası mesajı, ders iptali, ders saati değişikliği, telafi hakkı tanındı, telafi hakkı bitiyor, tahsilat alındı, ödeme vadesi, paket bitiyor, yeni kayıt, doğum günü, eğitmen günlük programı ve hakediş onayı. Her mesajın metni, zamanı ve kanalı (SMS, WhatsApp, e-posta, uygulama bildirimi) kurum tarafından değiştirilebilir; sessiz saatlere denk gelen mesaj ertelenir. SMS için kurum kendi SMS firmasını bağlar; Sezar SMS paketi satmaz. "Derse gelmedi" mesajının hangi yoklama sonuçlarında ve ne zaman (yoklama girilince hemen ya da yönetici onayından sonra) gideceğini kurum seçer. Son 30 günde birkaç kez derse gelmeyen öğrenciler ayrıca uyarı merkezinde listelenir.

Rehberden