Excel'den kurs yönetim programına geçiş: hazırlık ve adımlar

Ne zaman geçmek gerekir?

Excel, küçük bir kurum için iyi bir başlangıçtır. Şu belirtiler görünmeye başladığında artık yetmiyor demektir:

• Aynı öğrenci birden fazla sayfada ya da dosyada geçiyor ve bilgiler birbirini tutmuyor.
• Kimin borcu olduğunu bulmak için hesap yapmanız gerekiyor.
• Ders programı ile yoklama ayrı yerlerde tutuluyor; eğitmen hakedişi elle sayılıyor.
• Dosya tek bir bilgisayarda; o kişi yokken kimse güncel bilgiye ulaşamıyor.

Aktarımdan önce dosyayı hazırlayın

Aktarım, dosya ne kadar düzenliyse o kadar sorunsuz geçer. Bir kopya üzerinde çalışın ve şunları yapın:

1. Her öğrenci tek satır olsun. Aynı öğrenci iki derse kayıtlıysa da öğrenci bilgisi bir kez geçmeli; ders bilgisi ayrı sütunda olabilir.
2. Başlık satırı tek olsun. Birleştirilmiş hücreleri, ara toplamları ve renkle verilen bilgileri kaldırın. Programlar rengi okumaz.
3. Sütunları ayırın. Ad ve soyad tek sütunda olabilir; ama telefon, veli adı, veli telefonu, grup ve kalan borç ayrı sütunlarda olmalı.
4. Telefonları tek biçime getirin. 0532 123 45 67, 5321234567 ve +90 532 ... karışık yazılmışsa bile çoğu program tanır, ama boş ya da eksik numaraları önceden bulmak iyidir.
5. Durumları netleştirin. Aktif, aday, pasif ya da mezun gibi tek kelimelik bir durum sütunu ekleyin.
6. Ders programını okunur yazın. "Salı 17:00, Perşembe 17:00" gibi gün ve saat içeren bir sütun, programın dersleri takvime kurmasını sağlar.
7. Kalan borcu tek sütunda toplayın. Öğrencinin bugün itibarıyla borcu ya da avansı tek bir sayı olmalı.

Örnek dosya düzeni

Grup sütunu dolu olan satır o gruba kaydedilir. Grup boş, ders günü dolu olan satır birebir ders olarak açılır.

Hangi sırayla aktarmalı?

1. Şubeler ve branşlar. Program çoğu zaman bunları aktarım sırasında da açar, ama adların doğru olması için önceden kontrol edin.
2. Eğitmenler. Birebir derslerin eğitmeni öğrenci dosyasında adıyla geçer; eğitmen önce kayıtlı olmalıdır.
3. Öğrenciler ve veliler. Gruplar, birebir dersler ve açılış bakiyeleri bu adımda gelir.
4. Eski öğrenciler. Arşiv olarak ayrıca aktarılabilir; aktif öğrenci sayısına dahil olmamalılar.

Aktarımdan sonraki ilk hafta

• İlk hafta yoklamayı yeni programda alın ama eski dosyayı silmeyin.
• Ay sonunda iki taraftaki toplam borcu karşılaştırın. Fark varsa büyük ihtimalle bir açılış bakiyesi yanlış girilmiştir.
• Eğitmenlere ve velilere yeni ekranlarını tanıtın; kendi programını telefondan gören eğitmen daha az soru sorar.

Sık sorulanlar

Excel'deki ders programı takvime aktarılabilir mi?

Evet, dosyada gün ve saat bilgisi okunur biçimde yazılmışsa. "Salı 17:00, Perşembe 17:00" ya da "Sal Per 17.00" gibi yazımlar tanınır ve dersler takvime haftalık düzenle kurulur.

Öğrencilerin eski borçları ne olacak?

Her öğrencinin bugünkü borcu ya da avansı açılış bakiyesi olarak girilir. Geçmiş ödemelerin tek tek aktarılması gerekmez; eksi tutar öğrencinin avansı anlamına gelir.

Aktarım sırasında hatalı satırlar ne olur?

İyi bir aktarım aracı kaydetmeden önce satırları kontrol eder: geçersiz telefon, hatalı tarih, dosyada iki kez geçen öğrenci gibi sorunları satır numarasıyla gösterir. Hataları dosyada düzeltip yeniden yüklemek en temiz yoldur.

Sezar'da aktarım

Sezar'ın aktarım sihirbazı Excel ve CSV dosyalarını okur, sütun başlıklarını kendisi eşleştirir ("öğrenci adı", "veli tel", "bakiye" gibi farklı yazımları tanır) ve kaydetmeden önce satır satır kontrol eder. Grup sütunu dolu satırlar gruba yerleşir; grup yoksa gün ve saat sütunundan birebir ders açılır ve dersler takvime kurulur. Kalan borç açılış bakiyesi olarak girer, eski öğrenciler arşiv olarak ayrıca aktarılabilir. İsterseniz geçişi birlikte yapmak için destek@sezars.com adresine yazabilirsiniz.